KSS joki

Säännöt

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka                                                                                                   

Yhdistyksen nimi on Kymenlaakson Sukututkimusseura ry. Sen kotipaikka on Kotka. Yhdistyksestä käytetään näissä säännöissä nimitystä seura.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Seuran tarkoituksena on edistää sukutietellistä ja kotiseutuhistoriallista tutkimusta lähinnä Kymenlaaksossa asuvien henkilöitten piirissä sekä levittää tutkimustulosten tuntemusta. Seura pyrkii tukemaan ja edistämään yhteistyötä sukututkimuksen ja siihen liittyvien tutkimusalojen välillä.              Tarkoitusperiensä saavuttamiseksi seura järjestää esitelmätilaisuuksia,  koulutus- ja kurssitoimintaa sekä hankkii ja välittää tutkimusvälineistöä ja -materiaaleja jäsentensä käyttöön.                              Toimintansa tukemiseksi seura voi perimänsä jäsenmaksun lisäksi vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja sekä toteuttaa asianomaisella luvalla arpajaisia ja rahankeräyksiä. Seura voi omistaa kiinteää ja irtainta omaisuutta. 

3. Jäsenet

Seuran hallitus voi ottaa vuosijäseneksi henkilön, joka hyväksyy seuran säännöt. Hallitus voi päätöksellään kutsua seuran kunniajäseneksi ansioituneen jäsenen taikka seuran toimintaa ansiokkaasti edistäneen muun henkilön, joka vapautetaan jäsenmaksusta.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Hallitus voi erottaa seuran jäsenyydestä henkilön, joka ei noudata seuran päätöksiä tai toimii sen tarkoitusperiä vahingoittavalla tavalla. Jäsen voi erota seurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai puheenjohtajalle. Jäsenen, joka ei ole suorittanut erääntynyttä jäsenmaksua kahtena peräkkäisenä vuotena tai joka on toiminut seuran tarkoitusperien vastaisesti, voi hallitus erottaa seurasta.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää syyskokous.

6. Hallitus

Seuran asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa vuodeksi kerrallaan valittu puheenjohtaja ja kahdeksan  kahdeksi vuodeksi valittua jäsentä, joista puolet on erovuorossa vuosittain, ensimmäisellä kerralla arvan mukaan. Lisäksi valitan kaksi varajäsentä. Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään neljä jäsentä on läsnä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.  

7. Seuran nimen kirjoittaminen

Seuran nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

8. Tilikausi ja tilintarkastus

Seuran tilikausi on kalenterivuosi. Tili- ja toimintaketomus tarvittavine asiakirjoineen on toimitattava tilintarkastajille tai toiminnantarkastajille viimeistään kuukautta ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien tai toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle. Seuran hallintoa ja tilejä tarkastamaan valitaan syyskokouksessa vuodeksi kerrallaan kaksi tilintarkastajaa ja/tai kaksi toiminnantarkastajaa.

9. Seuran kokoukset

Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Seuran kevätkokous pidetään helmi-huhtikuussa. Kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat: Esitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastajien lausunto edelliseltä toimikaudelta. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. Seuran syyskokous pidetään loka-joulukuussa. Syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat: Päätetään liittymis- ja vuosijäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle. Päätetään toimihenkilöiden mahdollisten kulukorvausten suuruus ja perusteet. Vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio. Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle. Nimetään tarvittavat toimintaryhmät ja niille vetäjät. Päätetään seuran kokousten koollekutsumistavasta. Käsitellään jäsenten syyskokoukselle esittämät asiat. Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluttua siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle. Seuran kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Seuran kokouksen päätökseksi tulee ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Mikäli jäsen haluaa saada jonkin asian seuran kevät- tai syyskokoukseen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. 

10. Seuran kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava seuran kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä, seuran kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä tai sähköpostitse. Muista tilaisuuksista tiedotetaan jäsenille hallituksen sopivaksi katsomalla tavalla.

11. Sääntöjen muuttaminen ja seuran purkaminen

Ehdotus näiden sääntöjen muuttamisesta on käsiteltävä kahdessa peräkkäisessä vähintään neljän viikon väliajoin pidetyssä kokouksessa. Muutoksen on saatava ensimmäisessä kokouksessa yksinkertainen enemmistö ja jälkimmäisessä vähintään kolmen neljäsosan enemmistö annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai seuran purkamisesta. Päätös seuran purkamisesta on tehtävä kahdessa peräkkäisessä vähintään neljän viikon väliajoin pidetyssä kokouksessa kummassakin vähintään kolmen neljänneksen enemmistöllä annetuista äänistä. Seuran purkauteuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Seuran tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

12. Siltä osin kuin näissä säännöissä ei ole määräyksiä, noudatetaan yhdistyslakia.